#

Digitaal stemmen: hoe werkt het?

In verband met het Coronavirus en de bijbehorende maatregelen, is het moeilijk een fysieke ledenvergadering te organiseren. Ondanks de versoepelingen van 1 juni jl. die er onder andere voor zorgen dat er meer mensen aanwezig mogen zijn bij zo’n vergadering, is het met name voor grotere VvE’s niet eenvoudig om een dergelijke fysieke vergadering in goede banen te leiden. Om vergaderen toch mogelijk te maken en belangrijke besluiten niet uit te stellen, heeft de overheid een spoedwet opgezet. Deze wet maakt het mogelijk om digitaal te vergaderen en te besluiten. 

 

De spoedwet en haar voorwaardes

Een digitale vergadering is geldig wanneer:

  1. Een elektronisch medium gebruikt wordt, dat voor de leden te begrijpen is.
  2. Online gestelde vragen uiterlijk tijdens de digitale bijeenkomst voor alle leden te beschouwen zijn en worden beantwoord.

 

Op 1 september 2020 komt deze spoedwet te vervallen. Echter, omdat het niet inzichtelijk is hoe lang het Coronavirus en haar maatregelen nog van kracht zijn, kan de spoedwet telkens met twee maanden verlengd worden. 

 

Daarnaast is het mogelijk de ledenvergadering met maximaal 6 maanden op te schorten. Echter, kan de VvE zich afvragen of dit wenselijk en noodzakelijk is ten tijden van alle digitale gelegenheden. 

 

Digitaal stemmen in de praktijk

Bij het versturen van de uitnodiging voor de ledenvergadering is het van belang dat de oproeptermijn zoals omschreven in het splitsingsreglement, wordt gehandhaafd. Daarbij is het verplicht om te benadrukken dat de leden de vergadering enkel digitaal bij kunnen wonen, dus niet fysiek, op basis van het besluit van de voorzitter/het bestuur. Tot slot kunnen de leden van de VvE hun vragen tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering digitaal of schriftelijk inleveren. Let wel: dit moeten vragen zijn die over de onderwerpen gaan zoals vermeldt op de agenda. 

 

Communicatiekanalen die gebruikt kunnen worden voor het digitaal stemmen zijn onder andere: videobellen, e-mail, website, telefoongesprek of een vergaderapplicatie. De vragen die door de eigenaren reeds ingeleverd zijn, worden of voorafgaand aan de vergadering beantwoord of tijdens de vergadering via een van deze communicatiekanalen. 

 

Het stemmen zelf kan ofwel tijdens de digitale vergadering, ofwel voorafgaand aan de vergadering, al dan niet met behulp van een volmacht. Hierbij is het van grote importantie dat het gebruikte communicatiemiddel het mogelijk maakt de stemgerechtigde te identificeren.